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Firmen
Firmen anlegen, bearbeiten und aktivieren oder deaktivieren.
| Firma | Status | Angelegt | Aktionen |
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Keine Firmen gefunden
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Zugriffsverwaltung
Benutzer
Konten, Organisationsrollen und Firmenzugriffe verwalten.
| Benutzer | Rolle | Status | Firmen | Aktionen |
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Kundenstamm
Kunden
Kunden und Kontaktdaten zentral verwalten.
| Kunde | Kontakt | Ort | Status | Angelegt | Aktionen |
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Kontakte
Lieferanten
Lieferanten aus BC Glas mit Adresse, Ansprechpartner und unserer Kundennummer beim Lieferanten.
| Lieferant | Kontakt | Ort | Unsere Kd-Nr. | Nr. |
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Keine Lieferanten gefunden
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Projekte
Vorgänge
Jeder Auftrag ist ein Vorgang mit Status von „Anfrage eingegangen“ bis „Auftrag abgeschlossen“. Oben steht, was im Büro zu tun ist: Meldungen der Monteure und Arbeitsscheine zum Prüfen.
Baustellen
Projekte
Projekte Kunden zuordnen, Status pflegen und beteiligte Firmen festlegen.
| Projekt | Kunde | Status | Firmen | Angelegt / Zeitraum | Aktionen |
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Keine Projekte gefunden
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Stammdaten
Artikel
Glas, Profile, Beschläge und Sonstiges mit Einheit und Nettopreis. Alle Preise netto in Euro.
| Nr. | Bezeichnung | Kategorie | Einheit | Einkauf | Verkauf (netto) | MwSt. | Status | Aktionen |
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Keine Artikel gefunden
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Stammdaten
Preislisten
Eigene Preise je Kundengruppe (z. B. Händler, Großkunde). Artikel ohne Eintrag gelten zum Standardpreis.
| Name | Beschreibung | Abweichende Preise | Status | Aktionen |
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Noch keine Preislisten
Legen Sie eine Preisliste an, um abweichende Preise zu pflegen.
Vertrieb
Angebote
Angebote je Projekt erstellen, Positionen aus Artikeln oder dem Aufmaß übernehmen und drucken.
| Nr. | Projekt / Kunde | Titel | Status | Netto | Brutto | Gültig bis | Aktionen |
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Keine Angebote gefunden
Legen Sie ein neues Angebot für ein Projekt an.
Vertrieb
Aufträge und Lieferscheine
Aufträge entstehen aus angenommenen Angeboten (im Angebot: „Auftrag erstellen"). Lieferscheine werden im Auftrag erstellt.
| Nr. | Projekt / Kunde | Titel | Status | Geplant | Netto | Lieferscheine | Aktionen |
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Keine Aufträge gefunden
Nehmen Sie ein Angebot an und erstellen Sie daraus einen Auftrag.
Vertrieb
Lieferscheine
Alle Lieferscheine: aus dem ERP (entstehen im Auftrag) und die alten aus BC Glas (nur ansehen).
Keine Lieferscheine gefunden
Lieferscheine erstellen Sie im Auftrag („Lieferschein erstellen“).
Es werden die neuesten 300 angezeigt – für ältere bitte suchen.
Vertrieb
Rechnungen
Rechnungen entstehen im Auftrag („Rechnung erstellen“). Erst beim Ausstellen wird die Rechnungsnummer vergeben; danach ist die Rechnung gesperrt.
| Nr. | Kunde / Projekt | Status | Datum | Fällig | Brutto | Offen | Aktionen |
|---|
Keine Rechnungen gefunden
Öffnen Sie einen Auftrag und wählen Sie „Rechnung erstellen“.
Verwaltung
Firmendaten
Diese Angaben erscheinen auf Rechnungen. Name, Anschrift und Steuernummer (oder USt-IdNr.) sind Pflicht, bevor eine Rechnung ausgestellt werden kann.
Belegarchiv
Ausgestellte Rechnungen, Lieferscheine und versendete Angebote liegen als unveränderliches Original mit SHA-256-Prüfsumme im Archiv. Die Prüfung vergleicht jede archivierte Datei mit ihrer Prüfsumme.
Betrieb
Zeiterfassung
Arbeitszeit per Stoppuhr oder nachträglich buchen. Mitarbeiter sehen nur die eigenen Zeiten, Administratoren alle.
Stoppuhr
0:00:00
| Datum | Mitarbeiter | Projekt / Auftrag | Tätigkeit | Dauer | Abrechenbar | Aktionen |
|---|
Keine Zeiten im gewählten Zeitraum
Starten Sie die Stoppuhr oder tragen Sie eine Zeit nach.
Planung
Plantafel
Planung
Kalender
Termine sowie Projekt- und Auftragsdaten und fällige Aufgaben auf einen Blick. Die Anbindung an Outlook folgt später; die Termine sind dafür bereits vorbereitet.
MoDiMiDoFrSaSo
Verkauf
Bankabgleich
Kontoauszug (CAMT.053 oder MT940) importieren. Zahlungseingänge werden offenen Rechnungen vorgeschlagen und erst nach Ihrer Bestätigung als Zahlung gebucht.
| Datum | Betrag | Auftraggeber / Verwendungszweck | Zuordnung | Aktionen |
|---|
Keine Buchungen
Importieren Sie einen Kontoauszug oder ändern Sie den Filter.
Importierte Kontoauszüge
Verkauf
Buchhaltung und DATEV-Export
Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen, Zahlungen und Zahlungsstornos als DATEV-Buchungsstapel (EXTF) für den Steuerberater. Jeder Beleg wird nur einmal exportiert; erzeugte Dateien bleiben unveränderlich gespeichert.
Export
Ein Export umfasst höchstens ein Kalenderjahr. Rechnungen zählen mit dem Rechnungsdatum, Zahlungen mit dem Zahlungsdatum.
Erzeugte Exporte
Personenkonten (Debitoren)
Jeder Kunde erhält beim ersten Export eine feste Debitorennummer. Die Liste können Sie dem Steuerberater zum Anlegen der Konten geben.
Einstellungen
Die vorbelegten Konten entsprechen dem Standard des gewählten Kontenrahmens. Bitte mit dem Steuerberater abstimmen, besonders das Konto für Umsätze nach § 13b.
Verkauf
Zeitabrechnung und Monatsabschluss
Erfasste Arbeitszeit als Rechnungsentwurf abrechnen. Abgerechnete Zeiten und abgeschlossene Monate sind gesperrt, damit Rechnung und Stundenbasis immer zusammenpassen.
Stunden abrechnen
Berücksichtigt werden abrechenbare, noch nicht abgerechnete Zeiten des Auftrags sowie Zeiten des Projekts ohne Auftragszuordnung.
Monatsabschluss
| Monat | Einträge | Gesamt | Abrechenbar | Abgerechnet | Noch offen | Status | Aktionen |
|---|
Planung
Fahrzeuge und Geräte
Fahrzeuge, Smartlift-Kräne und Geräte, die im Kalender zu Terminen gebucht werden. Eine Ressource kann nicht doppelt gebucht werden. Monteure sind Benutzer und werden als Mitarbeiter eingeplant.
| Name | Art | Kennzeichen / Nr. | Bemerkung | Status | Aktionen |
|---|
Noch keine Ressourcen
Legen Sie Fahrzeuge und Smartlift-Kräne an, damit sie im Kalender gebucht werden können.
Baustelle
Mein Tag
Der Tagesplan aus dem Kalender: alle Termine, die für den Mitarbeiter eingetragen sind, mit Baustelle, Kontakt, Fahrzeug und Kollegen. Über „Chat“ geht es direkt ins Projekt.
Offene Aufgaben
Verkauf
KI-Erfassung
Aufträge, Beobachtungen und Maße einfach beschreiben. Die KI erstellt daraus einen Vorschlag, den Sie prüfen und bestätigen.
Handschriftliche Zettel, die die Monteure im Projekt-Chat hochgeladen haben. Mit „KI-Erfassung“ werden Maße und Aufgaben ausgelesen, mit „Angebot“ legen Sie direkt ein Angebot für das Projekt an. Rechnungen entstehen wie gewohnt aus dem Auftrag im Reiter „Belege“ des Projekts.
Die KI-Erfassung ist noch nicht eingerichtet (API-Schlüssel fehlt).
Baustellen
Aufgaben
Ihre Projekte aus dem Kalender und Ihre Aufgaben. Im Projekt-Chat halten Sie Fotos, Zettel und Infos zur Baustelle fest.
| Aufgabe | Projekt | Bearbeiter | Fällig | Status | Aktionen |
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Keine Aufgaben gefunden
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Datenübernahme
Craftnote-Import
Chat-Nachrichten, Fotos und Dateien aus Craftnote ins passende Projekt übernehmen. Je Projekt die Zip-Datei und das PDF „Projektdokumentation“ wählen (in Craftnote: Projekt → Details → Daten exportieren). Ein zweiter Import legt nichts doppelt an.
| Craftnote-Projekt | ERP-Projekt | Ergebnis |
|---|
Noch keine Dateien gewählt
Wähle die Zip- und PDF-Dateien aus dem Exportordner, z. B. C:\Dev\craftnote_export.
Verwaltung
Berechtigungen
Was jeder Benutzer darf: je Bereich keine Rechte, nur ansehen oder ansehen und bearbeiten. „Standard“ übernimmt die Rolle (Büro und Administratoren alles, Monteure nur Projekte, Aufgaben, Zeiten sowie Termine und Kunden ansehen). Inhaber dürfen immer alles. Änderungen gelten sofort (spätestens nach 20 Sekunden).
Verwaltung (Benutzer, Firmen, Einstellungen) bleibt Inhabern und Administratoren vorbehalten. Monteure arbeiten weiterhin nur in der Handwerker-App.
Verwaltung
Erinnerungen
Ist eine Aufgabe überfällig, bekommt der Bearbeiter eine Mitteilung (Glocke oben rechts) und auf Wunsch eine E-Mail. Hat die Aufgabe keinen Bearbeiter, geht die Erinnerung an den Ersteller.
Verwaltung
BC Glas (Parallelbetrieb)
Bis zur Umstellung bleibt BC Glas führend. Jede Nacht exportiert server1 die Daten, der Abgleich holt sie ins ERP: neue und geänderte Kunden, Projekte, Artikel, Belege, Zahlungen und Termine. Was im ERP geändert wurde, wird nicht überschrieben.
Vergleich BC Glas und ERP
| Bereich | BC Glas | ERP |
|---|
Rechnungen mit anderem Zahlungsstand
Meist eine Zahlung, die im ERP schon gebucht ist (Bankabgleich) oder in BC Glas erst nach dem Export kam. Bitte im Original prüfen.
| Rechnung | Datum | BC Glas | ERP | Offen laut BC Glas |
|---|
Abgleiche
| Zeit | Ergebnis | Quelle | Termine | Geändert |
|---|
So läuft der Abgleich
- server1 exportiert jede Nacht um 21:30 (
tools\bcglas\bcglas_export_server1.ps1, ohne Benutzer und Passwörter). - Die Datei
bcglas_export_….zipkommt nachC:\Dev\bc_export. - Der Abgleich (
tools\bcglas\bcglas_abgleich.ps1) sichert die Datenbank und spielt den Export ein, auf Wunsch jeden Morgen um 06:00.
Verwaltung
Microsoft 365
Zugang zu Microsoft 365 für den Versand von Angeboten und Rechnungen per E-Mail und für den Abruf von Eingangsrechnungen aus den Rechnungspostfächern.
Einrichten in Microsoft 365
- Postfächer: Die Rechnungspostfächer als freigegebene Postfächer anlegen (Exchange Admin Center). Freigegebene Postfächer brauchen keine Lizenz („Unlicensed“ ist richtig).
- App registrieren: Entra ID › App-Registrierungen › Neue Registrierung, Name „Hanemann ERP“, nur dieses Verzeichnis. Verzeichnis-ID und Anwendungs-ID oben eintragen.
- Schlüssel: Zertifikate & Geheimnisse › Neuer geheimer Clientschlüssel, 24 Monate. Den Wert (nicht die Geheimnis-ID) sofort kopieren und oben eintragen, dazu das Ablaufdatum.
- Berechtigungen: API-Berechtigungen › Microsoft Graph › Anwendungsberechtigungen:
Mail.Read(Rechnungspostfächer),Mail.Send(Versand) undCalendars.ReadWrite(Outlook-Kalender). Danach „Administratorzustimmung erteilen“. - Zugriff beschränken: Ohne diesen Schritt darf die App alle Postfächer lesen. Im Exchange Admin Center eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe
ERP-Postfaecheranlegen, die Rechnungs- und Versandpostfächer sowie die Postfächer der Benutzer mit Kalenderabgleich aufnehmen, dann in der Exchange-Online-PowerShell: Wirkt nach bis zu einer Stunde. „Verbindung testen“ zeigt danach, ob andere Postfächer gesperrt sind.
Lohn
Anwesenheit
Kommen und Gehen aus der Zeiterfassung Timas. Nach dem Stempeln läuft die Zeit hier und in der Handwerker-App. Mitarbeiter sehen nur sich selbst.
Jetzt
Tagesübersicht
| Datum | Mitarbeiter | Kommen | Gehen | Anwesend | Stempel |
|---|
Verwaltung
Timas
Anbindung der Zeiterfassung Timas: Stempel kommen über die Brücke auf dem Timas-Rechner oder als Exportdatei ins ERP. Zuordnung über die Personalnummer.
Schlüssel für die Brücke
Neuer Schlüssel (wird nur jetzt angezeigt, in die Brücke eintragen):
Brücke auf dem Timas-Rechner einrichten
- Ordner
tools\timasaus dem ERP auf den Timas-Rechner kopieren (z. B. nachC:\TimasBruecke). timas-bridge.config.example.jsonalstimas-bridge.config.jsonspeichern und ERP-Adresse, Schlüssel und Quelle (Exportordner oder Timas-Datenbank) eintragen.- Einmal testen:
powershell -ExecutionPolicy Bypass -File .\timas-bridge.ps1 -Once - Dauerhaft einrichten (als Administrator):
powershell -ExecutionPolicy Bypass -File .\timas-bridge.ps1 -Install– läuft dann jede Minute als geplante Aufgabe.
Personalnummern
Personalnummer aus Timas je Mitarbeiter eintragen. Schon empfangene Stempel dieser Nummer werden beim Speichern zugeordnet.
| Mitarbeiter | Rolle | Personalnummer Timas | Letzter Stempel |
|---|
Unbekannte Personalnummern
| Personalnummer | Stempel | Letzter Stempel | Zuordnen |
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Exportdatei einlesen
CSV-Export der Buchungen aus Timas (Spalten z. B. Personalnummer; Datum; Uhrzeit; Buchungsart Kommen/Gehen). Schon vorhandene Stempel werden nicht doppelt übernommen.
Verwaltung
KI-Anbindung
Hier wird festgelegt, welche KI das ERP nutzt: für KI-Erfassung, KI-Angebot, Auftrag vorbereiten, Rechnung prüfen, Eingangsrechnungen und Zettel aus der Handwerker-App. Ohne Anbindung sind diese Funktionen ausgeblendet.
Was kostet ein Aufruf?
Grobe Schätzung für das gewählte Modell. Abgerechnet wird direkt beim Anbieter nach verbrauchten Token (Textstücke, etwa ¾ Wort). Wie lang die KI nachdenkt, schwankt; ein Aufruf kann auch das Doppelte kosten.
| Funktion | ca. je Aufruf |
|---|
Verbrauch in diesem Monat
| Funktion | Aufrufe | Token rein / raus | geschätzt |
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Letzte Aufrufe
Monteure unterwegs
Handwerker-App
Monteure melden sich mit ihrer (privaten) E-Mail in der App an. Hier anlegen, Einladungslink schicken – das Passwort legt der Monteur selbst fest. Monteure sehen nur die App (Kalender, Plantafel, Projekte, Dokumentation), nicht das ERP.
| Benutzer | Rolle | Zugang | Geräte | Aktionen |
|---|
Noch keine Monteure
„Neuer Monteur“ anlegen oder unter „Alle Benutzer“ ein Mitglied zum Monteur machen.
Nachschlagen
Unterlagen, die Monteure in der App unter „Nachschlagen“ finden (z. B. Velux-Typen, Türschließer, Handyliste Hausverwaltungen). Nur intern.
| Bereich | Titel | Datei | Aktionen |
|---|
Noch keine Unterlagen
Oben eine PDF oder ein Bild hochladen.
Finanzen
Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen hochladen (PDF, XRechnung, Foto). E-Rechnungen werden exakt übernommen, andere Belege liest die KI aus. Bitte jeden Beleg prüfen und freigeben, Zahlungen kommen aus dem Bankabgleich.
Belege hierher ziehen
oder klicken · mehrere Dateien möglich · PDF, XRechnung-XML, JPG, PNG bis 20 MB
| Datum | Lieferant | Rechnungsnr. | Kategorie | Brutto | Offen | Fällig | Status |
|---|
Keine Eingangsrechnungen
Laden Sie Belege hoch oder ändern Sie den Filter.
Bankausgänge zuordnen
Abbuchungen aus dem Bankabgleich, zu denen eine offene Eingangsrechnung passt. Zuordnen bucht die Zahlung, ein Rest kann als Skonto gebucht werden.
Rechnungspostfach: letzte Mails
Konten und Zahlungseingänge
Banking
Bankkonten per FinTS/HBCI direkt bei der Bank verbinden. Kontostände und Umsätze werden abgerufen und im Bankabgleich den Rechnungen zugeordnet.
Hinweis: Für den Dauerbetrieb braucht das ERP eine eigene FinTS-Produktregistrierung (kostenlos bei der Deutschen Kreditwirtschaft, hbci-zka.de). Bis dahin wird die Registrierung der Bibliothek libfintx verwendet; manche Banken lehnen das ab. Die Nummer wird als Banking:FinTsProductId per user-secrets eingetragen.
Verbundene Banken
Noch keine Bank verbunden
„Bank verbinden“ klicken und BLZ, FinTS-Adresse, Anmeldename und PIN des Online-Bankings eingeben.
Letzte Abrufe
| Zeit | Bank | Auslöser | Ergebnis | Neue Buchungen |
|---|
Noch kein Abruf
Nachvollziehbarkeit
Änderungsprotokoll
Wer hat wann was geändert. Einträge können nicht verändert oder gelöscht werden.
| Zeitpunkt | Benutzer | Aktion | Details |
|---|
Keine Einträge
Für diesen Bereich liegen noch keine Änderungen vor.